Compliance

Compliance-Richtlinie des Unternehmerverbandes Mineralische Baustoffe (UVMB) e.V.

für die Mitglieder, Vorstände, Geschäftsführer, Mitarbeiter, Gremienmitglieder sowie Teilnehmer von Veranstaltungen des UVMB über Verhaltensanweisungen für eine gesetzmäßige und kartellkonforme Verbandsarbeit

Berlin, den 09.06.2016

Diese Compliance‐Richtlinie gilt für die gesamte Verbandsarbeit des Unternehmerverbandes Mineralische Baustoffe (UVMB) e.V. Sie gilt auch für Unternehmen, an denen der UVMB wesentlich beteiligt ist und für die Mitarbeit in den Gremien von Verbänden und Vereinen, in denen der UVMB Mitglied ist. Sie basiert auf den Grundsätzen der gültigen Satzung vom 06. Juni 2013.

Alle nachfolgend genannten Personenbezeichnungen umfassen gleichermaßen Frauen und Männer. Lediglich aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde auf die ausdrückliche Nennung beider Formen verzichtet.

Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Kartellrechtliche Vorgaben für die Verbandsarbeit
2.1. Grundsatz
2.2 Absprachen, Vereinbarungen und Beschlüsse
2.3 Erfahrungs-, Meinungs- und Informationsaustausch
2.4 Verbandsinformationen und -empfehlungen
2.5 Boykottverbot
3. Leitlinien für die Verbandsarbeit
3.1 Einladungen zu Veranstaltungen
3.2 Veranstaltungsvorbereitung
3.3 Verhalten während der Veranstaltung
3.4 Protokollkontrolle
3.5 Am Rande der Sitzungen
4. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
5. Datenschutz
6. Vertraulichkeit
7. Finanzen / Schutz der Vermögenswerte des Verbandes
8. Trennung von Ehrenamt und Vergütungstätigkeit
9. Verträge sowie Dienstleistungen für den Verband
9.1 Verträge mit Geschäftspartnern
9.2 Mitglieder als Geschäftspartner
10. Verhalten gegenüber Dritten sowie Interessenkonflikte
11. Spenden und Sponsoring
12. Compliance-Beauftragter

 

1. Einführung

Verbände wirken an der gesellschaftlichen Meinungsbildung mit und unterstützen Politik und Verwaltung bei der Schaffung und Durchsetzung wirksamer rechtlicher Rahmenbedingungen für die Wirtschaft. Die Verbandsarbeit hat in Deutschland und Europa hohe gesellschaftliche Bedeutung und ist durch das Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland (GG) ausdrücklich geschützt, insbesondere durch die garantierte Vereinigungsfreiheit (Art. 9 GG) und die Meinungsfreiheit (Art. 5 GG).
Der UVMB fördert und vertritt die allgemeinen branchenpolitischen, beruflichen und wirt-schaftlichen Interessen der Steine- und Erden-Industrie in den neuen Bundesländern und Berlin. Als Tarifträger ist der UVMB Sozialpartner der Gewerkschaften und vertritt die arbeits- und sozialpolitischen Interessen seiner Mitglieder. Er informiert und berät seine Mitglieder, bietet ihnen eine Plattform zum fachlichen Austausch und zur Mitarbeit in verschiedenen Gremien. Er wirkt in Gesetzgebungsverfahren sowie der Schaffung von technischen Regelwerken mit.
Der UVMB verfolgt seriöse, rechtlich unbedenkliche und anerkannte Geschäftspraktiken und einen fairen Wettbewerb, insbesondere unter Beachtung aller rechtlichen Vorschriften. Transparenz, Fairness, Integrität und Legalität gehören zum Grundverständnis des Verbandes und seiner Mitglieder. In der Öffentlichkeit sieht sich derUVMB als Branchenvertretung, Wirtschafts- und Arbeitgeberverband in einer besonderen Verantwortung.
Entsprechend dieser verfolgten Ziele und Werte sind dem Verband, seinen Mitgliedsunternehmen und Mitarbeitern alle Vereinbarungen oder Beschlüsse oder aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen verboten, die eine Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken sowie jegliche unlautere Handlung im Wettbewerb.
Die Arbeit des UVMB lebt von dem engagierten Zusammenwirken seiner Mitglieder für ein gemeinsames Ziel. Ohne diese Mitarbeit ist eine erfolgreiche Verbandsarbeit nicht möglich. Doch insbesondere dort, wo Unternehmen mit ihren Produkten in Wettbewerb zueinander stehen, setzt das Kartellrecht der Zusammenarbeit Grenzen, die unbedingt beachtet werden müssen. Kartellrechtswidriges Verhalten widerspricht dem Verständnis des UVMB und seiner Mitglieder von einem freien und fairen Leistungswettbewerb.
Der UVMB, seine Repräsentanten, Mitglieder, Gremienmitglieder und Mitarbeiter enthalten sich jeglicher Äußerungen, die den Wettbewerb einschränken könnten. Alle Empfehlungen und Informationen, die der UVMB seinen Mitgliedern einseitig über Publikationen, interne Rundschreiben und öffentliche Äußerungen seiner Repräsentanten bzw. Mitarbeiter oder in anderer Weise gibt, erfolgen stets nicht diskriminierend und absolut wettbewerbsneutral.
Kartellrechtliche Grenzen bestehen insbesondere dort, wo Mitgliedsunternehmen und sonstige Veranstaltungsteilnehmer mit ihren Produkten im Wettbewerb zueinander stehen. Die Verbandsarbeit des UVMB ist strikt und umfassend darauf ausgerichtet, die Grenzen und die Vereinbarkeit mit dem Kartellrecht zu beachten und durchzusetzen. Ziel dieser Leitlinien ist es deshalb, die kartellrechtlichen Grenzen und Spielräume für die Zusammenarbeit insbesondere von Wettbewerbern in den Organen und sonstigen Gremien (Konvente, Kommissionen, Arbeitsgruppen etc.) des UVMB darzustellen.
Die nachfolgenden Hinweise dienen als Leitlinie, deren Beachtung im Interesse des Verbandes und seiner Mitglieder kartellrechtlich nicht statthaftes Verhalten unterbinden soll.
Verstöße gegen das Kartellrecht können zu erheblichen Bußgeldern und Schadenersatzansprüchen gegen den Verband und seine Mitglieder sowie gegen die in leitender Funktion im Verband und in den Mitgliedsunternehmen tätigen und sonstige aktiv kartellrechtswidrig handelnden Personen führen.
Diese Leitlinien werden sämtlichen haupt- und ehrenamtlich in der Gremienarbeit des Verbandes Aktiven überlassen und allen Mitgliedern, deren Mitarbeitern und allen Verbandsmitarbeitern sowie allen Teilnehmern an Verbandsveranstaltungen zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter des UVMB werden in Zusätzen zu ihren Arbeitsverträgen auf diese Compliance‐Richtlinie verpflichtet.
Diese Leitlinien können allerdings nicht die Komplexität des Kartellrechts bzw. die Vielzahl von Einzelfragen umfassend aufarbeiten. In Detailfragen kann es erforderlich werden, eine weitergehende rechtliche Bewertung vorzunehmen. Der UVMB hat daher die Funktion eines Compliance‐Beauftragten geschaffen, der bei allen Zweifelsfragen als vertrauensvoller Ansprechpartner zur Verfügung steht. Alle Mitglieder des UVMB sind aufgerufen, dem Compliance‐Beauftragten des Verbandes Bedenken hinsichtlich bestimmter Verhaltensweisen oder erkannte Verstöße gegen die in diesen Richtlinien dargelegten Verbote unmittelbar anzuzeigen.

2. Kartellrechtliche Vorgaben für die Verbandsarbeit

2.1. Grundsatz

Vereinbarungen zwischen Unternehmen, Beschlüsse von Unternehmensvereinigungen und aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, sind nach deutschem und europäischem Recht verboten, vgl. § 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und Art. 101 Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union (VAEU). Ein Auszug der gesetzlichen Regelungen findet sich im Anhang.

2.2 Absprachen, Vereinbarungen und Beschlüsse

Alle Absprachen zwischen Wettbewerbern, die eine Beschränkung des freien Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, verstoßen grundsätzlich gegen das Kartellrecht.
Der Begriff der Absprache wird im Kartellrecht sehr weit ausgelegt. Es ist nicht notwendig, dass zwischen den Parteien ein rechtlich bindender Vertrag geschlossen wird. Eine informelle mündliche oder stillschweigende Abstimmung der Beteiligten reicht bereits aus. Der Begriff „Beschluss“ wird ebenfalls sehr weit gefasst. Er umfasst auch solche Beschlüsse, die nicht satzungsgerecht zustande kommen.
Unter Absprachen sind damit sowohl formelle Vereinbarungen und Beschlüsse (z.B. in Gremien oder Arbeitskreisen) als auch abgestimmte Verhaltensweisen, die unausgesprochen oder am Rande von Verbandstreffen zustande kommen, zu verstehen.

Absolut unzulässig und unwirksam sind alle Absprachen über:

• Preise und Konditionen (z.B. Höchst- und Mindestpreise, Rabatte, Zeitpunkt und Umfang von Preisänderungen),
• Marktaufteilungen (z.B. Gebiete, Kunden, Quellen, Quoten),
• Absatzbeschränkungen,
• Boykotte (z.B. Abstimmung über die Zurückweisung von Forderungen oder die Belieferung bzw. Nichtbelieferung von Kunden),
• Weitergabe von Kosten an den Kunden,
• Zurückweisung von rechtmäßigen Kundenforderungen.

In wenigen Fällen und nur unter bestimmten Voraussetzungen werden Wettbewerbsbeschränkungen vom Kartellverbot ausgenommen. Dazu zählen einige Einzelfälle, die für die gemeinsame Vertretung von Verbandsinteressen wichtig sind.
Danach können Absprachen bzw. Beschlüsse ausnahmsweise zulässig sein, die folgende Zwecke verfolgen:

• die gemeinsame Abwehr rechtswidriger Forderungen („Anzapfversuche“) insbesondere durch Einreichung von Beschwerden beim Bundeskartellamt,
• das gemeinsame Vorgehen gegenüber rechtswidrigen Verkäufen unter Einstandspreis des Handels insbesondere durch Einreichung von Beschwerden beim Bundeskartellamt,
• Einkaufkooperationen bezüglich Waren- und Dienstleistungen,
• Spezialisierungen (z.B. die wechselseitige Vereinbarung, die Herstellung bestimmter Produkte einzustellen und jeweils vom anderen Vertragspartner zu beziehen),
• die gemeinsame Herstellung und der Vertrieb eines Produkts,
• die gemeinsame Forschung und Entwicklung.

Die Zulässigkeit entsprechender Absprachen bzw. Beschlüsse ist in diesen und anderen Fällen von weiteren Faktoren abhängig (z.B. konkrete Form des Vorgehens, Marktanteil der Beteiligten). Es ist deshalb notwendig, die kartellrechtliche Zulässigkeit stets vorab einer rechtlichen Prüfung zu unterziehen.
Wegen des sehr schmalen Grats zwischen zulässiger Interessenbündelung und kartellrechtswidriger Abstimmung müssen wettbewerblich relevante Absprachen bzw. Beschlüsse im Rahmen der Verbandsarbeit generell unterbleiben, wenn nicht ausnahmsweise die kartellrechtliche Zulässigkeit zuvor durch einen externen Kartellrechtsanwalt geprüft wurde.

2.3 Erfahrungs-, Meinungs- und Informationsaustausch

Die Verbandsarbeit lebt von einem regen Meinungs- und Informationsaustausch der Mitglieder und bietet Wettbewerbern regelmäßig die Gelegenheit, untereinander die Marktsituation zu erörtern und Informationen auszutauschen. Dies ist prinzipiell nicht zu beanstanden.
Der Austausch von Informationen, die üblicherweise vertraulich sind, kann allerdings als Verstoß gegen das Kartellrecht gewertet werden.
Nach Ansicht der Kartellbehörden besteht für Unternehmen normalerweise keine Veranlassung, ihren Wettbewerbern sensible Daten mitzuteilen. Tun sie dies trotzdem, so schaffen sie nach Ansicht der Kartellbehörden eine Markttransparenz, die aus kartellrechtlicher Sicht nicht gewollt ist (Aufhebung des Geheimwettbewerbs), da sie die Grundlage für ein abgestimmtes Verhalten der konkurrierenden Unternehmen im Markt bieten kann. Allein der Austausch üblicherweise vertraulicher Informationen kann daher bereits einen Verstoß gegen das Kartellrecht begründen.

Unzulässig ist der Informationsaustausch zwischen Wettbewerbern insbesondere über:

• eigene Preisgestaltung, Preisstrategie,
• Einkaufspreise und Konditionen (Rabatte, Skonti etc.),
• eigenes zukünftiges Marktverhalten,
• neue Produkte, Zeitpunkte und Umfang von Produkteinführungen,
• sonstige vertragliche Regelungen in den eigenen Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten, die wettbewerblich relevant sein können (z.B. Lieferfristen, Erfüllung von Rücknahmeverpflichtungen),
• eigene Absatz- und Umsatzzahlen (Ausnahmen siehe unten),
• Herstellungs-, Absatz-, Bezugs-, Produktions- oder Lagerkosten,
• Bestände, Lieferfristen,
• eigene Reaktion auf rechtmäßige Forderungen von Kunden oder Lieferanten,
• Art und Identität eigener Kunden und Lieferanten.

Aber nicht jeder Austausch von Informationen ist unzulässig. Wenn ein legitimes Interesse an der Sammlung und Auswertung marktrelevanter Daten besteht, das den Wettbewerb nicht einschränkt, dann ist dies erlaubt. Branchenverbände dürfen auch marktrelevante Informationen erfassen, um diese dann anonymisiert auszuwerten und zu konsolidieren.
Vom UVMB erfasste statistische Daten werden nur dann konsolidiert und anonymisiert bekannt gegeben, wenn die Datenbasis für jede Meldekategorie mindestens fünf positive Meldungen von den Eigentums- und Gesellschaftsverhältnissen her unverbundener Unternehmen enthalten. Darüber hinaus darf kein Melder mehr als 79 Prozent der jeweiligen Erhebungskategorie aufweisen. Die Rohdaten werden nur von Mitarbeitern des Verbandes erfasst und nur solchen zur Kenntnis gegeben, die mit der Datenbearbeitung dienstlich ausdrücklich betraut sind und sich schriftlich zu absoluter Vertraulichkeit verpflichtet haben.
Dritte, weder die Eigentümer, Mitarbeiter oder Organe von Mitgliedsunternehmen und auch keine Organe oder Gremienmitglieder des UVMB erhalten Einblicke in Daten jeder Art, die Rückschlüsse auf das Marktverhalten, die Preisgestaltung oder sonstige wettbewerbsrelevante Informationen über einzelne oder mehrere identifizierbare Mitbewerber enthalten.
Informationen, die sich allein auf die Vergangenheit beziehen, sowie so genannte „nicht-identifizierende“ Marktinformationsverfahren, die gerade keinen Rückschluss auf einzelne Marktteilnehmer erlauben, sind grundsätzlich zulässig. Soweit es sich um solche branchenspezifischen Marktstatistiken handelt, sind diese kartellrechtlich unbedenklich. Marktinformationssysteme sind regelmäßig einer kartellrechtlichen Einzelfallprüfung zu unterziehen.

Zulässig ist der Informationsaustausch unter Gremienmitgliedern über:

• rechtliche und politische Rahmenbindungen und ihre Beurteilung (z.B. Gesetzgebungsvorhaben, Verwaltungspraxis von Behörden, Gerichtsurteile, Steuerfragen),
• allgemeine wirtschaftliche Entwicklungen, auch auf der Kunden- bzw. Lieferantenseite, soweit öffentlich bekannt (z.B. Konzentrationsentwicklungen im Handel, Bildung von Einkaufskooperationen im Handel, Markteintritte und -austritte),
• allgemein bekannte oder leicht zugängliche sowie rein historische (älter als ein Jahr) individuelle Unternehmensdaten (z.B. rein historische Absatzzahlen),
• Rechtsverstöße von Kunden bzw. Lieferanten, soweit dabei keine Informationen über die eigene Reaktion hierauf gegeben werden.

Der Austausch von kartellrechtlich eventuell sensiblen Informationen, die für die Verbandsarbeit von Bedeutung sind und der Umgang mit diesen, müssen im Zweifel vorab auf ihre Unbedenklichkeit geprüft werden.

2.4 Verbandsinformationen und -empfehlungen

Verbandsempfehlungen dürfen den Mitgliedern keine den Wettbewerb beschränkende Verhaltensweisen nahelegen. Dies ist immer dann der Fall, wenn solche - als Gegenstand einer direkten Vereinbarung zwischen den Mitgliedern bzw. Unternehmen - gegen das Kartellverbot verstoßen würden.
Kartellrechtlich unkritisch sind dagegen Empfehlungen, die sich auf die Übermittlung von Tatsachen beschränken und die daraus zu ziehenden Schlussfolgerungen den Mitgliedern überlassen.
Der UVMB stellt sicher, dass seine Merkblätter, Richtlinien und Empfehlungen keine kartellrechtlich bedenklichen Inhalte und Formulierungen enthalten. Einseitige Verbandsinformationen und -empfehlungen können kartellrechtlich problematisch sein. Der UVMB sorgt ebenfalls dafür, dass durch ihn verbreitete Informationen und Rundschreiben kartellrechtlich unbedenklich sind.
Empfehlungen des Verbandes werden in einem offenen, transparenten und nicht diskriminierenden Verfahren erarbeitet. Der UVMB stellt diese Empfehlungen seinen Mitgliedern ausdrücklich unverbindlich zur Anwendung zur Verfügung.
Die Grundsätze dieses Leitfadens gelten entsprechend für alle Veröffentlichungen des Verbandes wie z.B. auf der Homepage, in Leitfäden, Broschüren, Pressemeldungen sowie die vom Verband herausgegebene Zeitschrift „MI Mitgliederinfo“.

2.5 Boykottverbot

Es ist verboten, einen Wettbewerber, Lieferanten oder Kunden durch einen wirtschaftlichen Boykott ganz oder teilweise vom üblichen Geschäftsverkehr auszuschließen, um damit dessen Existenz zu bedrohen. Es ist deshalb grundsätzlich unzulässig, dass Unternehmen oder Verbände zu einer Liefer- oder Bezugssperre gegenüber bestimmten Unternehmen auffordern. Unerheblich ist dabei, ob die Adressaten der Aufforderung auch nachkommen und in welcher Form der Boykottaufruf erfolgte. Als unzulässiger Boykottaufruf werden z.B. bereits entsprechende Aussagen in Gremiensitzungen gewertet.

3. Leitlinien für die Verbandsarbeit

3.1 Einladungen zu Veranstaltungen

Die jeweils verantwortlichen Vorsitzenden, Obleute oder hauptamtlichen Mitarbeiter laden rechtzeitig und offiziell zu Gremien-, Ausschusssitzungen und sonstigen Veranstaltungen ein. Den Teilnehmern geht rechtzeitig vor der Sitzung eine aussagekräftige Tagesordnung zu. Diese ist klar und unmissverständlich formuliert.
Kartellrechtlich bedenkliche Punkte können nicht Gegenstand einer Tagesordnung werden.
Dasselbe gilt für Tagungsunterlagen.
In Zweifelsfällen stehen die Geschäftsführung und der Compliance-Beauftragte für eine Klärung oder Korrektur zur Verfügung.
Bei Bedenken erfolgt vorab eine rechtliche Prüfung durch einen Kartellanwalt.

3.2 Veranstaltungsvorbereitung

Jeder Sitzungsteilnehmer soll die Tagesordnung aufmerksam durchlesen und prüfen, ob es Tagesordnungspunkte gibt, bei denen eventuell besonders auf die Einhaltung kartellrechtlicher Regeln geachtet werden muss. Dies ist in den oben genannten unzulässigen Punkten der Fall oder wenn z.B. der Umgang mit Kunden oder Lieferanten diskutiert werden soll.
Bei Bedenken gegen einzelne Tagesordnungspunkte hat jeder Veranstaltungsteilnehmer den Leiter der Veranstaltung auf die Bedenken hinzuweisen. Führt dies nicht zur Behebung der Bedenken, müssen rechtzeitig vor der Sitzung der Vorstand, die Geschäftsführung und der Compliance-Beauftragte des Verbandes über die Bedenken informiert werden.
Jeder Veranstaltungsteilnehmer hat darauf zu achten, dass er keine Dokumente mit in die Sitzung nimmt, die vertrauliche Informationen eines Unternehmens enthalten.

3.3 Verhalten während der Veranstaltung

Bei jeder Verbandsveranstaltung ist mindestens eine Person anwesend, die hauptamtlich für den UVMB tätig ist. Über Verbandsveranstaltungen werden von der Veranstaltungsleitung oder einer dazu in der Veranstaltung bestimmten Person Protokolle angefertigt, die insbesondere die Teilnehmer, den wesentlichen Inhalt der Sitzungen sowie die gefassten Beschlüsse wiedergeben. Von der vorgegebenen Tagesordnung sollte nicht abgewichen werden.
Die Veranstaltungsleitung und alle hauptamtlichen Personen haben gegebenenfalls geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass es während oder im Rahmen der Verbandsveranstaltung zu keinen unzulässigen Beschlüssen, Absprachen, Gesprächen oder spontanen Äußerungen zu kartellrechtlich relevanten Themen kommt.
Jeder Veranstaltungsteilnehmer hat darauf zu achten, dass er keine vertraulichen Informationen seines Unternehmens mitteilt. Hierzu zählen insbesondere Angaben über Preise, Preisbestandteile, Umsatz- und Absatzzahlen, Zeitpunkte von Preiserhöhungen bzw. Produkteinführungen, neue Produkte, Geschäftsstrategien, Reaktionen des Unternehmens auf rechtmäßige Forderungen von Kunden bzw. Lieferanten. Sitzungsteilnehmer, die sich nicht kartellrechtskonform verhalten, werden von der Sitzungsleitung bzw. der hauptamtlichen Person unverzüglich darauf hingewiesen. Die Sitzungsleitung wird die konkrete Diskussion oder auch die gesamte Sitzung abbrechen oder vertagen, soweit sich eine eingehende rechtliche Klärung als geboten erweist.
Jeder Veranstaltungsteilnehmer hat den Abbruch oder die Vertagung einer konkreten Diskussion oder gegebenenfalls auch der gesamten Veranstaltung zu fordern, sofern Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit bestehen. Diese Forderung muss im Protokoll dokumentiert werden.
Wird dieser Forderung nicht entsprochen, so verlassen die Veranstaltungsteilnehmer bei Fortsetzung einer kartellrechtlich bedenklichen Diskussion die Sitzung. Verlässt ein Veranstaltungsteilnehmer die Sitzung, so muss dies im Protokoll unter Angabe von Namen und Zeitangabe protokolliert werden.
In Zweifelsfällen kann die Veranstaltung auch verschoben und zwischenzeitlich Rechtsrat eingeholt werden.

3.4 Protokollkontrolle

Jeder Sitzungsteilnehmer hat darauf zu achten, dass das Protokoll alle erörterten Diskussionspunkte und -ergebnisse korrekt und vollständig wiedergibt. Soweit einzelne Formulierungen der Sitzungsteilnehmer kartellrechtlich bedenklich erscheinen, muss der Veranstaltungsleiter informiert werden. Wird den Bedenken nicht abgeholfen, müssen die Vorstände und Geschäftsführer sowie der Compliance-Beauftragte des Verbandes darüber informiert werden.
Jeder Sitzungsteilnehmer sollte seine eigenen Aufzeichnungen darauf prüfen, ob diese missverständliche Formulierungen enthalten.

3.5 Am Rande der Sitzungen

Jeder Sitzungsteilnehmer hat darauf zu achten, dass die oben genannten Aspekte und kartellrechtlichen Grundsätze selbstverständlich auch für alle Gespräche am Rande der Sitzung gelten. Die Teilnahme an informellen Treffen am Rande von Verbandsveranstaltungen und Sitzungen sollte im Zweifel unterbleiben.

4. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Angesichts der Bedeutung dieser Leitlinien werden sie in regelmäßigen Abständen von der Geschäftsführung des UVMB überprüft und gegebenenfalls an die aktuellen Vorgaben angepasst.

5. Datenschutz

Der UVMB verpflichtet sich, seine Mitarbeiter, seine Mitglieder, Mitglieder von Organen und sonstigen Gremien alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Personenbezogene Daten dürfen erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies im Rahmen der Gesetze zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben erforderlich ist. Das nähere regelt die Datenschutzrichtlinie des UVMB:

6. Vertraulichkeit

Grundsätzlich gilt: Alle Informationen, die von einem Mitglied in Organen und sonstigen Gremien des UVMB eingebracht werden, sind vertraulich und dürfen nur mit Zustimmung des Mitglieds weitergegeben oder veröffentlicht werden.

7. Finanzen / Schutz der Vermögenswerte des Verbandes

Alle Mitglieder, Mitglieder von Organen und sonstigen Gremien und Mitarbeiter des UVMB gehen sorgfältig, transparent und sparsam mit den Mitteln des Verbandes um. Sie beachten dabei alle gesetzlichen Bestimmungen.
Mittel werden nur im Rahmen der in der Satzung bestimmten Aufgaben verwendet.

8. Trennung von Ehrenamt und Vergütungstätigkeit

Der UVMB trennt strikt zwischen ehrenamtlicher Tätigkeit und solcher gegen Vergütung. Die Mitglieder der Organe und sonstigen Gremien des UVMB üben ihre Aufgaben grundsätzlich ehrenamtlich aus und dürfen lediglich Aufwendungsersatz im Rahmen von tatsächlich entstandenen Kosten (z.B. Reise-, Übernachtungs-, Kommunikationskosten, Teilnehmergebühren, Sachmittelkosten) jedoch keine Vergütung erhalten.
In besonderen Fällen kann der Vorstand ein Mitglied des genannten Personenkreises mit Tätigkeiten gegen Vergütung beauftragen. Das personenbezogene Ehrenamt hat für den vergüteten Zeitraum zu ruhen. Ein solcher Auftrag ist auf maximal sechs Monate zu begren-zen. Diese Maximalfrist kann vom Vorstand um weitere drei Monate verlängert werden. Die maximale Vergütung dafür darf das allgemein Übliche nicht überschreiten.
Diese Vorschriften gelten auch für Unternehmen, an denen der UVMB wesentlich beteiligt ist und für die Mitarbeit in Verbänden und Vereinen, in denen der UVMB Mitglied ist.

9. Verträge sowie Dienstleistungen für den Verband

9.1 Verträge mit Geschäftspartnern

Verträge mit Dienstleistern müssen transparent, sachlich begründet und objektiv nachvollziehbar sein. Für Aufträge, deren Volumen 1.000 Euro überschreiten, sind mindestens zwei Angebote einzuholen. Die Anforderungen an das Angebot und den Dienstleister sollen dabei möglichst genau spezifiziert sein.
Die Details regelt die Geschäftsordnung des UVMB.

9.2 Mitglieder als Geschäftspartner

Mitglieder dürfen Dienstleistungen für den Verband erbringen. Ihre Leistungen dürfen jedoch zu keinen einseitigen Vorteilen und Interessenskonflikten im Umgang mit anderen Geschäftspartnern führen.

10. Verhalten gegenüber Dritten sowie Interessenkonflikte

Jedes Mitglied und jeder für den UVMB tätige Mitarbeiter hat bei der Erfüllung seiner Aufgaben und Funktionen auf Ansehen und Stellung des UVMB zu achten. Jedes Verhalten, das eine unzulässige Marktabsprache, korruptes Verhalten, unerwünschte Annahme von Geschenken im verbandsinternen Umfeld oder einen sonstigen schwerwiegenden Verstoß gegen dieses Bekenntnis darstellt, zieht die Kündigung des betroffenen Mitarbeiters bzw. den Antrag auf Ausschluss des Mitglieds aus dem Verband sowie gegebenenfalls eine strafrechtliche Verfolgung nach sich.
Die Details für die Annahme und Gewährung von Geschenken und anderen Vorteilen regelt die Geschäftsordnung.

11. Spenden und Sponsoring

Spenden und Sponsoring sind zulässig, wenn sie sich im Rahmen der jeweiligen Rechtsordnung, insbesondere auch der steuerlichen Vorgaben, bewegen und in Übereinstimmung mit hierfür geltenden internen Bestimmungen vergeben bzw. gewährt werden. Spenden und Sponsoring mit einem Volumen von mehr als 1000,- € bzw. außerhalb des von der Mitgliederversammlung genehmigten Haushaltsplanes, bedürfen der Zustimmung des Vorstandes.

12. Compliance-Beauftragter

Sämtliche Fragen oder Verstöße, die nicht oder nur unzureichend durch die Compliance‐Richtlinie geregelt sind, werden von einem Compliance‐Beauftragten in Zusammenarbeit mit dem Vorstand behandelt und entschieden. Dafür wird vom Vorstand ein Compliance‐Beauftragter benannt. Dieser muss die allgemeingültigen Qualifikationsanforderungen an Compliance-Beauftragte für Verbände oder vergleichbaren Institutionen erfüllen.

Verabschiedet durch die Mitgliederversammlung des UVMB in Nauen OT Groß Behnitz am 09. Juni 2016.